Vor ein paar Wochen musste ich Einspruch gegen einen Steuerbescheid einlegen. Alles digital, wie immer: kurze E-Mail ans Finanzamt, Sachverhalt erklärt, abgeschickt. Kurz danach kam eine automatische Eingangsbestätigung – schön, dachte ich, das geht ja flott. Dann passierte sechs Wochen lang nichts. Und dann lag er da, in meinem Briefkasten: der neue Bescheid. Auf Papier. Per Post. Während ich digital geschrieben hatte, kam die Antwort den klassischen Weg zurück – mit allem, was dazugehört: Laufzeit, Porto, Papierstapel.

Das war nicht der erste Reibungsmoment dieser Art, und ich bin sicher, ich bin nicht der Einzige, dem das passiert. Es hat mich dazu gebracht, mir die beiden Seiten dieser Geschichte mal genauer anzuschauen: Was passiert eigentlich mit der Briefpost in Deutschland – und wie weit ist die Verwaltung wirklich mit ihrer Digitalisierung?

Das Wichtigste in Kürze

• Steuererklärung digital eingereicht, Einspruch per E-Mail – Antwort kommt trotzdem als Brief: kein Einzelfall, sondern Alltag im Übergang zwischen zwei Systemen
• Die Briefmenge in Deutschland schrumpft rapide: von 80 Millionen Briefen täglich im Jahr 2000 auf nur noch 46 Millionen heute [2]
• Die Post ist nicht nur seltener, sondern auch langsamer und teurer geworden: längere Laufzeiten seit dem neuen Postgesetz, Portoerhöhung Anfang 2025, nächste Erhöhung ab 2027 in Prüfung [3]
• Die Verwaltungsdigitalisierung hängt massiv hinter dem eigenen Zeitplan: von 7.509 geplanten Online-Leistungen sind erst 823 bundesweit verfügbar [5]
• 2026 ist ein Übergangsjahr: Steuerbescheide sollen künftig standardmäßig digital kommen, die generelle Pflicht dazu wurde aber gerade erst auf 2027 verschoben [7]
• Ein echtes digitales Bürgerkonto mit einheitlicher ID soll erst ab 2028 kommen – bis dahin bleibt es ein Nebeneinander aus digital und Papier [8]

Behörden und Post

Mein Jahr mit dem Finanzamt

Damit du verstehst, worüber ich rede, hier der Ablauf, wie ich ihn jedes Jahr erlebe. Die Steuererklärung mache ich komplett digital, mit Steuerprogramm oder direkt über ELSTER, ohne einen einzigen Beleg auf Papier. Versendet wird mit elektronischer Registrierung und Identifizierung über die AusweisApp und meinen Personalausweis – also auf dem Niveau, das man sich für eine moderne Verwaltung wünscht.

Und dann? Erstmal nichts. Drei, vier, manchmal sechs Monate Stille. Irgendwann kommt ein Brief vom Finanzamt mit der Bitte, bestimmte Unterlagen oder Erklärungen einzureichen – Frist: vier Wochen. Ich lade alles hoch, wieder Stille, diesmal vier bis acht Wochen, und am Ende steht der Steuerbescheid in meinem Steuerprogramm. Wenn ich Einspruch einlegen muss, mache ich das digital – und bekomme die Antwort, wie eingangs beschrieben, dann doch wieder per Post, mit Laufzeiten von teilweise mehr als sechs Werktagen.

Ich nenne hier das Finanzamt, weil das meine eigene Erfahrung ist und ich darüber am genauesten berichten kann. Aber das ist kein Finanzamt-spezifisches Problem. Andere Behörden, Banken und Versicherungen spielen dasselbe Spiel: Online-Portal, App, digitale Postfächer – und sobald es um etwas Verbindliches geht, kommt der Brief. Die digitale Fassade und der analoge Kern existieren munter nebeneinander.

Warum die Post selbst auf dem Rückzug ist

Ein Teil der Erklärung liegt gar nicht bei den Behörden, sondern bei der Post selbst. Die Zahlen sind eindeutig: Im Jahr 2000 wurden in Deutschland noch rund 80 Millionen Briefe pro Tag verschickt, heute sind es nur noch 46 Millionen [2]. Allein 2023 sank die Sendungsmenge um 5,6 Prozent auf etwa 12,6 Milliarden Briefe – ein deutlich schärferer Einbruch als noch in den Jahren davor, als der Rückgang meist bei zwei bis drei Prozent lag [1].

Diese Entwicklung hat handfeste Folgen. Seit dem 1. Januar 2025 gilt das neue Postrechtsmodernisierungsgesetz (PostModG), das der Post erlaubt, sich mehr Zeit für die Zustellung zu lassen – aus dem alten Standard „ein Tag“ wird in der Praxis eher „zwei Tage“ [2]. Gleichzeitig wurde das Porto für den Standardbrief von 85 auf 95 Cent angehoben, ebenso bei Postkarten [3]. Und das war offenbar nur der Anfang: Die Deutsche Post drängt bereits auf eine weitere, deutliche Erhöhung ab 2027, das entsprechende Prüfverfahren bei der Bundesnetzagentur läuft seit Januar 2026 [3].

Die Logik dahinter ist nachvollziehbar: Weniger Briefe bedeuten, dass sich die festen Kosten für Zustellnetz und Personal auf immer weniger Sendungen verteilen. Für mich als Absender heißt das schlicht: Ich bezahle mehr für einen Service, der langsamer wird – während ich für die digitale Variante desselben Vorgangs nichts bezahle und in Sekunden fertig bin.

Digitale Verwaltung: viel angekündigt, wenig angekommen

Die zweite Hälfte der Geschichte spielt auf Behördenseite, und hier wird es fast schon kurios. Schon 2017 wurde mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) festgelegt, dass Bund, Länder und Kommunen ihre wichtigsten Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 digital anbieten sollen. Das aktuelle Behörden-Digimeter zieht dazu Anfang 2026 eine ziemlich nüchterne Bilanz: Von 7.509 einzelnen Verwaltungsleistungen sind erst 823 bundesweit flächendeckend digital verfügbar [5].

Bei diesem Tempo, so die Studie weiter, würde die vollständige Digitalisierung der deutschen Verwaltung noch über 19 Jahre dauern [5]. Das erklärt einiges: Wenn ein Großteil der Verwaltungsleistungen im Hintergrund noch auf Papierakten und manueller Bearbeitung beruht, ist es kein Wunder, dass meine digital eingereichte Erklärung irgendwann in einem analogen Prozess landet – und am Ende ein Brief dabei herauskommt, egal wie digital mein eigener Teil war.

Was sich 2026 und 2027 wirklich ändert

Es bewegt sich trotzdem etwas, nur eben langsamer und unübersichtlicher, als man es sich wünschen würde. Mit dem vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde ein neuer Paragraf in der Abgabenordnung eingeführt, der die elektronische Bereitstellung von Steuerbescheiden regelt [6]. Ab 2026 soll der Bescheid grundsätzlich elektronisch ins ELSTER-Postfach kommen, ohne dass man dafür extra zustimmen muss – wer weiterhin Papier möchte, muss aktiv und formlos widersprechen [6].

Dazu kommt eine neue Zugangsfiktion: Ein elektronisch bereitgestellter Bescheid gilt vier Tage nach seiner Bereitstellung als bekannt gegeben – unabhängig davon, ob man ihn tatsächlich geöffnet hat. Diese Frist läuft dann auch für einen eventuellen Einspruch [7]. Klingt nach einem klaren Schnitt – ist es aber nicht ganz, denn die generelle Pflicht zur digitalen Zustellung wurde Ende 2025 vom Bundestag um ein Jahr auf den 1. Januar 2027 verschoben, um Steuerpflichtigen, Beratern und Behörden mehr Vorbereitungszeit zu geben [7]. 2026 ist damit offiziell ein Übergangsjahr mit einem Mischbetrieb aus altem und neuem System – exakt die Gemengelage, in der meine Einspruchsgeschichte spielt.

Meine drei Fragen an die Zukunft

Drei Dinge frage ich mich seit dieser Recherche noch deutlicher als vorher. Erstens: Was kostet das Porto in fünf oder zehn Jahren, wenn die Briefmenge weiter so schrumpft wie bisher und jede Erhöhung die Menge weiter drückt? Das könnte sich gegenseitig hochschaukeln – weniger Briefe, höhere Preise, noch weniger Briefe.

Zweitens: Wann ist eine Behörde „digital genug“, dass ein Vorgang von Anfang bis Ende ohne Medienbruch läuft – also ohne dass irgendwo in der Mitte ein Drucker anspringt? Das große Versprechen dafür ist das neue OZG 2.0 mit einem einheitlichen digitalen Bürgerkonto, einer „DeutschlandID“ und dem Once-Only-Prinzip, bei dem Nachweise wie Geburtsurkunden nur noch einmal eingereicht werden müssen [8]. Die Zielmarke dafür ist 2028 – ambitioniert, aber angesichts der bisherigen OZG-Bilanz mit einem dicken Fragezeichen versehen.

Und drittens, vielleicht die wichtigste Frage: Wann sind wir so weit, dass für viele Vorgänge gar keine Post mehr nötig ist – weder als Versand noch als Empfang? Aktuell sieht es so aus, als würden wir noch eine ganze Weile in genau dieser Zwischenwelt leben: digital schreiben, analog antworten bekommen, und beides wird parallel teurer und langsamer.

Wie läuft das bei dir?

Ich bin neugierig, ob du Ähnliches erlebst – vielleicht nicht beim Finanzamt, sondern bei deiner Bank, deiner Versicherung oder einer ganz anderen Behörde. Schickst du digital los und bekommst Papier zurück? Oder hast du schon Stellen gefunden, bei denen es tatsächlich rund läuft? Ich würde gern wissen, ob das bei mir ein Einzelfall ist oder ob wir alle in derselben Warteschlange stehen.

Quellen

• ↑ LOGISTIK HEUTE: Post – Briefversand dauert ab 2025 deutlich länger
• ↑ taxpro: Das neue Postgesetz in Deutschland – tiefgreifende Veränderungen ab 2025
• ↑ experten.de: Deutsche Post fordert kräftige Portoerhöhung ab 2027
• ↑ RTV: Briefporto 2026 – aktuelle Preise und Änderungen im Überblick
• ↑ INSM: Behörden-Digimeter 2026 – Deutschlands Verwaltung bleibt Digitalwüste
• ↑ Steuerberater Dill: Prinzip ab 2026 – digital vor Papier
• ↑ ad-hoc-news: Steuerbescheide 2026 – digitaler Übergang mit neuen Fristen
• ↑ börse-express: Deutschland digitalisiert sich – OZG 2.0 startet Verwaltungsrevolution